أساسيات التوريد: 9 أسئلة رئيسية يجب طرحها على الموردين

بقلم ستيف كاليمليم (محرر المحتوى)

قد يكون اختيار المورد المناسب، سواءً للمواد الخام أو المنتجات النهائية، مهمة شراء تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب جهدًا كبيرًا ومكلفة. من الضروري والضروري مراعاة عدة أمور قبل الشروع في عملية شراء، منها القدرة على طرح الأسئلة الصحيحة على الموردين المحتملين.

إن طرح الأسئلة الصحيحة، لا سيما خلال هذه الأزمة الصحية والاقتصادية العالمية غير المسبوقة، لا يساعد الشركات على تجاوز هذه الأزمة فحسب، بل يُسهم أيضًا في تبسيط جهود التواصل لديها وتقليل مخاطر الاضطرابات. فهو يُبسط عملية الاختيار ويمنح الشركات فهمًا شاملًا لقدرات كل مورد وما يُمكنه تقديمه. في حين أن العديد من الموردين يُقدمون بالفعل معلومات عن الشركة وأسئلة شائعة على صفحاتهم أو مواقع ويب تابعة لجهات خارجية، إلا أنه من الأفضل التواصل معهم مباشرةً وتأكيد أي معلومات قبل الدخول في أي اتفاقية أو شراكة. قد يكون اختيار المورد المناسب، سواءً كان مواد خامًا أو منتجات نهائية، مهمة شراء تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب جهدًا كبيرًا ومكلفة. من الضروري والضروري مراعاة عدد من الأمور قبل الشروع في عملية شراء، أحدها قدرتك على طرح الأسئلة الصحيحة على الموردين والموردين المحتملين.

فيما يلي الأسئلة الرئيسية التي يجب عليك طرحها على الموردين:

1. هل لديكم نظام إدارة الجودة (QMS)؟

غالبًا ما يُقدّم المصنّعون معلوماتٍ مباشرةً تُثبت حصولهم على شهاداتٍ (ISO، OHSAS، IATF، إلخ) وامتثالهم للمعايير الدولية المُختلفة. بعض الشركات لديها فريقٌ مُخصّصٌ لإدارة الجودة يُمكنه تقديم تفاصيل سياساتها وعملياتها وإجراءاتها. إنّ معرفةَ استخدام المُورّد لنظام إدارة الجودة ومعرفةَ المعايير المُحدّدة التي يتّبعها تضمن جودةَ المنتجات التي تُشتريها وأنّك تتعامل مع مُورّدٍ موثوق.

2. ما هي التغييرات التي أجريتها على إدارة موظفيك وتسليم المنتجات والبنية التحتية أثناء الوباء؟

إن ممارسة الأعمال التجارية في ظل جائحة كوفيد-19 ليست محفوفة بالمخاطر فحسب، بل هي أيضًا محفوفٌ بعدم اليقين. ينبغي على من يقرر مواصلة العمل التجاري معرفة التعديلات التي أجراها موردوهم المحتملون طوال فترة الجائحة، وما إذا كانت لديهم خطة طوارئ لاستمرارية الأعمال أو الكوارث لمساعدتهم على تعديل استراتيجيات التوريد الخاصة بهم. إن معرفة التغييرات، مثل قدرة المورد على العمل بفعالية وكفاءة عند تقليص حجمه، وتحديث أو تخفيض مستوى نظام تكنولوجيا المعلومات أو المعدات، واستراتيجيات التسليم والمخزون، تساعد المشترين على تحديد قدرة المورد على التعامل مع المهام الاعتيادية في الظروف غير المسبوقة.

3. ما هو نطاق خدمتك؟

يقدم بعض الموردين خدمات شاملة، بينما يتولى آخرون طلبات تصنيع المعدات الأصلية (OEM) وتصنيع التصميم الأصلي (ODM)، وهناك أيضًا من يقدمون علاماتهم التجارية الخاصة. كما يتولى بعض الموردين البحث والتطوير ومراقبة الجودة داخليًا، بينما يتعاقد بعضهم من الباطن لتقديم خدمات أخرى. وبناءً على احتياجات المشتري، فإن معرفة نطاق الخدمات التي يقدمها المورد تساعده على اتخاذ قرار مالي مناسب.

4. ما هي أنظمة الاتصالات التي تستخدمها؟

في عالم الأعمال، التواصل هو الأساس. ليس من المهم فقط الحصول على رد سريع من المورد، بل الأهم من ذلك، معرفة ما إذا كان لديه أنظمة تواصل مرنة؟ هل لديه فريق متخصص للإجابة على استفساراتك، أم أنه يستعين بمصادر خارجية لخدمة العملاء؟ هل يمكن التواصل معه بسهولة عبر تطبيقات التواصل الاجتماعي، هل يستخدم روبوتات الدردشة، أم أنه يتواصل فقط عبر المكالمات والبريد الإلكتروني؟ في حال حدوث أي مشكلة، من المهم التواصل مع الموردين مهما كانت وسيلة التواصل التي يتبعونها.

٥. هل لديكم حد أدنى للطلب؟ هل هو قابل للتفاوض؟

بناءً على المنتجات التي يقدمونها، يُقدم معظم الموردين تفاصيل حول متطلبات الحد الأدنى للطلب على مواقعهم الإلكترونية، ولكن من المفيد معرفة ما إذا كانت هذه المتطلبات لا تزال قيد التفاوض أم لا. تُساعد معرفة الحد الأدنى لكمية الطلب المشترين على إدارة دخلهم، وتضمن لهم طلب كميات كافية من المنتجات مستقبلًا.

٦. ما هي شروط الدفع لديكم، وهل هي قابلة للتفاوض؟ هل تقدمون خصومات على الكميات؟

يقدم العديد من الموردين شروط ائتمان تتراوح بين 15 و90 يومًا، حسب القطاع أو المنتج. بعض الموردين على استعداد لتمديد فترة السداد، بينما يقدم آخرون خصومات أو عروضًا خاصة عند الدفع مقدمًا، أو عند الدفع الكامل، أو عند الوصول إلى عدد أو حجم معين من الطلبات. وبناءً على القدرة المالية، يُعدّ تحديد مدة السداد أمرًا يجب على المشتري الاستفسار منه من المورد المحتمل.

7. ما هي التكاليف الإجمالية؟

فيما يتعلق بمعرفة شروط الدفع، من المهم أيضًا توضيح التكاليف الإجمالية التي سيتم تكبدها مع المورد. قد يقدم الموردون عرض أسعار، ولكن من المهم الحصول على قائمة كاملة بالرسوم والتكاليف الأخرى التي ستترتب على المعاملة.

8. ماذا يحدث إذا وصلت المنتجات تالفة أو متأخرة أو لم تصل على الإطلاق؟

في حال وصول الطلبيات بعد الموعد المتفق عليه، أو في حال عدم وصولها إطلاقًا أو وجود عيوب عند الاستلام، هل يقدم المورد أي نوع من التأمين أو استرداد الأموال أو تعويض عن التلف أو الخسارة؟ هل يلتزم بقوانين ولوائح الشحن أو شركات النقل العام أو غيرها من قوانين ولوائح النقل والتجارة؟ كيف تتم عملية استرداد الأموال، إن وجدت؟ إن معرفة هذه المعلومات مسبقًا سيوفر على المشترين الوقت والتكلفة والجهد اللازمين لتقديم الشكاوى والمطالبة بتعويضات عن التلف أو الخسارة في حال وقوع حادث مؤسف، ويجنبهم الموردين المخالفين أو المتورطين في ممارسات مشبوهة.

9. هل تستخدمون أساليب الإنتاج المستدامة؟

على الرغم من إغفالها وتجاهلها في كثير من الأحيان، تُعدّ الاستدامة مبدأً هامًا للتنمية الاقتصادية، ويجب على جميع المؤسسات والشركات الالتزام به. هل يطبق الموردون ممارسات تجارية أخلاقية؟ هل أساليب إنتاجهم، وإجراءات الشراء، وأنظمة إدارة النفايات لديهم مستدامة وصديقة للبيئة؟ إن التأثير البيئي للمورد هو انعكاس لكيفية إدارته لأعماله بشكل عام.